Conseils de déménagement de votre bureau

Votre entreprise en pleine croissance a besoin de plus d’espace, mais une transition majeure peut être mouvementée. Les erreurs lors d’un déménagement de bureau peuvent vous coûter cher, et les temps d’arrêt tue votre productivité. Aplanissez les points difficiles de la relocalisation de votre entreprise et revenez à votre horaire de travail régulier grâce à ces conseils.

Désigner un coordinateur de déménagement

Un coordinateur de déménagement assume le fardeau de la gestion de ce projet et vous permet de vous concentrer sur la gestion de votre entreprise. Nommez un membre de votre équipe de direction pour superviser le déménagement. Cette personne doit avoir d’excellentes compétences en gestion de projet et d’équipe.

Votre coordinateur de déménagement:

  • Élabore votre calendrier de réinstallation, votre calendrier et votre liste de contrôle
  • Planifie et attribue les tâches liées au déménagement à votre personnel
  • Communique avec l’équipe de déménagement, l’entreprise de déménagement et les agents immobiliers
  • Coordonne le travail entre votre personnel et vos entrepreneurs
  • Planifie les livraisons de nouveaux équipements
  • Résout les problèmes à mesure qu’ils surviennent
  • Tenez des réunions hebdomadaires pour discuter des progrès et envoyer des mises à jour régulières au reste de votre personnel.

Planifier des stratégies et des horaires

Établissez immédiatement un horaire de déménagement. Cet élément essentiel organise toutes les tâches connexes et définit les délais de réalisation. Selon la complexité des besoins de votre entreprise, il se peut que vous ayez besoin d’un an pour organiser et exécuter votre déménagement. Alors, commencez à planifier tôt.

Obtenez la disposition du nouveau bureau et créez plusieurs approximatifs de la façon dont vous souhaitez placer vos meubles et vos équipements. Vous pouvez même faire des découpes en carton et les déplacer dans les plans de bureau jusqu’à ce que vous ayez l’ajustement parfait. Gardez à l’esprit le flux de travail et essayez de créer un espace productif.

Considérez la séquence du mouvement. Élaborez une stratégie autour de votre équipement critique, mais pendant le déménagement, commencez par soulever et transférer vos éléments non essentiels. Cette technique minimise vos temps d’arrêt et supprime l’encombrement, il est donc plus facile de déplacer les éléments critiques avec moins de complications.

Embaucher une entreprise de déménagement professionnelle

Les déménageurs commerciaux se spécialisent dans les déménagements de bureaux. Ils ont l’équipement, les fournitures, le personnel et l’expérience nécessaires pour que votre déménagement de bureau soit terminé rapidement. Les déménageurs économisent souvent de l’argent à leurs clients en réduisant le nombre de reprises.

Il existe plusieurs niveaux de service:

  • Transport de base – Les déménageurs chargent leur camion avec vos boîtes et vos meubles.
  • Pack partiel – Les déménageurs fournissent la main-d’œuvre pour emballer et déballer certains articles pour vous.
  • Service complet – L’équipe de déménagement effectue tous les travaux d’emballage et de déballage pour l’ensemble du bureau.

Vous rencontrerez le représentant de l’entreprise de déménagement plusieurs semaines avant l’événement pour élaborer une stratégie de transition. Cette procédure pas à pas est votre opportunité de finaliser les détails et de poser des questions.

Certains déménageurs utilisent des étiquettes à code couleur pour marquer les éléments. D’autres ont des codes-barres et des étiquettes plus sophistiqués. Ils peuvent également demander à votre personnel d’emballer leurs effets personnels et bureaux dans les conteneurs fournis. Assurez-vous de comprendre les instructions spéciales et de savoir comment expliquer ces instructions à votre équipe.

Contactez une entreprise de déménagement commercial pour demander un devis dès que possible. Obtenez un engagement pour le travail au moins deux mois avant votre transition, mais vous devriez commencer à solliciter des devis au moins six mois avant la date de votre déménagement. Vérifiez la licence de tout déménagement et n’engagez qu’une entreprise réputée. Renseignez-vous également sur les options d’assurance disponibles. La plupart ont une assurance responsabilité civile de base, mais cette couverture ne protège que les déménageurs pour leurs incidents liés à l’entreprise.

Pour vos articles coûteux et critiques, souscrivez une couverture supplémentaire pour vous protéger contre les dommages et les pertes liés au déménagement. La couverture intégrale est la meilleure option, mais l’assurance à valeur de libération plus limitée a une prime inférieure. Demandez si votre assurance déménagement vous protège contre la perte de productivité due à l’endommagement de l’équipement critique.

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